Los ocho pasos
| Paso | Qué ocurre | Documento |
|---|---|---|
| 1. Encargo | Mercado, canal, línea, tamaños, cantidades, fecha objetivo | Encargo por escrito |
| 2. Asignación | Preselección de fábricas asociadas por línea y clúster | Preselección con motivos |
| 3. Ficha de especificación | Tejido, estructura, accesorios, marca, embalaje, informes | Ficha de especificación acordada |
| 4. Muestras | Primera muestra, correcciones, muestra maestra | Muestra maestra firmada y comentarios |
| 5. Informes | Ensayos de laboratorio que exigen el mercado o el comprador | Informes de ensayo emitidos por pedido |
| 6. Pedido | Cantidad, precio, fechas y condiciones | Confirmación de pedido por escrito |
| 7. Inspección | Inspección previa al envío frente a la ficha de especificación | Informe de inspección con fotos |
| 8. Envío | Reserva, carga, documentos | Lista de empaque, factura, conocimiento de embarque |
1-2. Encargo y asignación de fábrica
Un buen encargo responde a unas pocas preguntas: qué mercado y canal, qué línea, qué tamaños, aproximadamente cuántas unidades por modelo, qué declaraciones aparecerán en el anuncio y cuándo debe estar la mercancía en el lineal. A partir de ahí, la oficina preselecciona fábricas asociadas que ya fabrican la línea. Las tiendas de camping suelen proceder de Jinhua, Ningbo o Yangzhou, las carpas plegables y cenadores de Linhai, y las carpas de eventos y de estructura de Changzhou, Zhuhai o Shanghái. La preselección explica por qué encaja cada fábrica, a partir del registro de auditoría de fábrica.
3. Ficha de especificación
La ficha de especificación es el documento sobre el que todos presupuestan, hacen muestras e inspeccionan. Detalla el tejido por denier, densidad de hilos y recubrimiento, la cifra de columna de agua que debe informarse según ISO 811, el material y el diámetro de las varillas, cremalleras, ventilaciones, piquetas y vientos, posiciones de marca, embalaje y los informes de ensayo necesarios. Sin ella, los presupuestos de distintas fábricas no son comparables. El artículo sobre cómo redactar una ficha de especificación de tienda ofrece una plantilla.
4-5. Muestras e informes
Una primera muestra suele tardar 7-15 días. Se monta, se mide, se pesa y se compara con la ficha de especificación, y los comentarios vuelven a la fábrica. Cuando una muestra cumple la especificación, se firma como muestra maestra y pasa a ser la referencia para la serie y la inspección. En paralelo, la oficina gestiona los informes de ensayo que necesita el mercado, como EN ISO 5912 para tiendas de camping en la UE, CPAI-84 o ASTM F3431 cuando un comprador o un estado de EE. UU. exige ensayos de resistencia a la llama, NFPA 701 o CSFM Title 19 de California para carpas de eventos, y CPSIA con ASTM F963 para tiendas infantiles de juego. Los informes se emiten a la fábrica asociada o a su marca por pedido y la oficina los verifica.
6. Confirmación del pedido
La confirmación del pedido registra la cantidad por modelo, el precio, la referencia de la muestra maestra, la ventana de la serie, la fecha de inspección, la fecha de mercancía lista, las condiciones de pago y el Incoterm. El plazo típico de la serie es de 30-45 días, o 45-60 días para desarrollos a medida, confirmado por escrito según MOQ y plazos de entrega.
7. Inspección previa al envío
Antes de que salga la mercancía, un inspector muestrea cartones según ISO 2859-1 / ANSI Z1.4, nivel de inspección general II, con AQL 2.5 para defectos mayores y 4.0 para menores como criterio de trabajo declarado por defecto, confirmado por pedido. Los controles incluyen una prueba de montaje, una prueba de pulverización de agua cuando se especifica, dimensiones, gramaje y denier del tejido, sellado de costuras, cremalleras, varillas, color y solidez de la impresión, recuento de accesorios y marcas de cartón. Si el lote no supera la inspección, se reprocesa y se reinspecciona antes de liberarlo. Consulte control de calidad.
8. Envío
Superada la inspección, la oficina reserva el flete con su transitario o con uno con el que trabaja, supervisa la carga cuando se exige y envía los documentos. Los detalles están en logística y envío.
Lo que hace la oficina y lo que queda en sus manos
La oficina es una oficina de abastecimiento, no una fábrica. Coordina las fábricas asociadas, mantiene el expediente de pedido, revisa los documentos e informa de lo que encuentra. Algunas decisiones corresponden al comprador, y conviene nombrarlas desde el principio:
- La oficina: preselecciona fábricas, redacta y mantiene la ficha de especificación, sigue las muestras, coordina los ensayos de laboratorio y la inspección, y reserva o traspasa el flete.
- La fábrica asociada: produce las muestras y la serie, posee los informes de ensayo emitidos a su nombre y corrige los defectos encontrados en la inspección.
- Usted: aprueba la ficha de especificación, el arte final y la muestra maestra, decide qué declaraciones aparecen en el anuncio y confirma las cuestiones de importación, etiquetado y normativa contra incendios con su agente de aduanas, su laboratorio de ensayos o su autoridad local de bomberos.
Mantener claras estas líneas evita que alguien dé por cubierto un paso que no lo está, y cada aprobación queda con un nombre y una fecha en el expediente de pedido.