Die acht Schritte
| Schritt | Was geschieht | Dokument |
|---|---|---|
| 1. Briefing | Markt, Kanal, Linie, Größen, Mengen, Zieltermin | Schriftliches Briefing |
| 2. Zuordnung | Vorauswahl von Partnerfabriken nach Linie und Cluster | Vorauswahl mit Begründung |
| 3. Spezifikationsblatt | Stoff, Gestell, Beschläge, Branding, Verpackung, Berichte | Vereinbartes Spezifikationsblatt |
| 4. Muster | Erstes Muster, Korrekturen, Golden Sample | Unterzeichnetes Golden Sample und Kommentare |
| 5. Berichte | Laborprüfungen, die Markt oder Einkäufer verlangen | Pro Auftrag ausgestellte Prüfberichte |
| 6. Auftrag | Menge, Preis, Termine und Bedingungen | Schriftliche Auftragsbestätigung |
| 7. Inspektion | Inspektion vor dem Versand gegen das Spezifikationsblatt | Inspektionsbericht mit Fotos |
| 8. Versand | Buchung, Verladung, Dokumente | Packliste, Rechnung, Konnossement |
1-2. Briefing und Fabrikzuordnung
Ein gutes Briefing beantwortet einige Fragen: welcher Markt und Kanal, welche Linie, welche Größen, ungefähr wie viele pro Modell, welche Angaben im Angebot erscheinen werden und wann die Ware im Regal sein muss. Daraus wählt der Desk Partnerfabriken aus, die die Linie bereits fertigen. Campingzelte kommen meist aus Jinhua, Ningbo oder Yangzhou, Falt- und Gartenpavillons aus Linhai und Event- und Rahmenzelte aus Changzhou, Zhuhai oder Shanghai. Die Vorauswahl erklärt, warum jede Fabrik passt, gestützt auf das Protokoll des Fabrikaudits.
3. Spezifikationsblatt
Das Spezifikationsblatt ist das Dokument, auf das alle anbieten, bemustern und inspizieren. Es listet den Stoff nach Denier, Fadendichte und Beschichtung, den nach ISO 811 zu berichtenden Wassersäulenwert, Stangenmaterial und Durchmesser, Reißverschlüsse, Lüftungen, Heringe und Abspannleinen, Positionen des Brandings, Verpackung und die benötigten Prüfberichte. Ohne es sind Angebote verschiedener Fabriken nicht vergleichbar. Der Beitrag zum Erstellen eines Zelt-Spezifikationsblatts liefert eine Vorlage.
4-5. Muster und Berichte
Ein erstes Muster dauert typischerweise 7-15 Tage. Es wird aufgebaut, vermessen, gewogen und gegen das Spezifikationsblatt geprüft, und die Kommentare gehen an die Fabrik zurück. Erfüllt ein Muster die Spezifikation, wird es als Golden Sample unterzeichnet und zur Referenz für Serie und Inspektion. Parallel organisiert der Desk die Prüfberichte, die der Markt braucht, etwa EN ISO 5912 für Campingzelte in der EU, CPAI-84 oder ASTM F3431, wo ein US-Einkäufer oder Bundesstaat eine Prüfung der Flammhemmung verlangt, NFPA 701 oder California CSFM Title 19 für Eventzelte sowie CPSIA mit ASTM F963 für Kinderspielzelte. Berichte werden pro Auftrag auf die Partnerfabrik oder Ihre Marke ausgestellt und vom Desk geprüft.
6. Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung hält Menge pro Modell, Preis, Referenz des Golden Sample, Serienfenster, Inspektionsdatum, Datum der Versandbereitschaft, Zahlungsbedingungen und Incoterm fest. Die typische Serienlieferzeit beträgt 30-45 Tage oder 45-60 Tage bei Sonderanfertigungen, schriftlich bestätigt auf Basis von MOQ und Lieferzeit.
7. Inspektion vor dem Versand
Bevor die Ware das Werk verlässt, zieht ein Inspektor Stichproben aus den Kartons nach ISO 2859-1 / ANSI Z1.4, allgemeine Prüfstufe II, mit AQL 2,5 für Hauptfehler und 4,0 für Nebenfehler als erklärtem Arbeitsstandard, pro Auftrag bestätigt. Die Prüfungen umfassen einen Aufbautest, einen Wassersprühtest, wo vorgegeben, Maße, Stoffgewicht und Denier, Nahtabdichtung, Reißverschlüsse, Stangen, Druckfarbe und -echtheit, Zubehörzählung und Kartonmarkierungen. Fällt das Los durch, wird es nachgearbeitet und vor der Freigabe erneut inspiziert. Siehe Qualitätskontrolle.
8. Versand
Nach bestandener Inspektion bucht der Desk die Fracht mit Ihrem Spediteur oder einem, mit dem er zusammenarbeitet, beaufsichtigt bei Bedarf die Verladung und sendet die Dokumente. Details stehen unter Logistik und Versand.
Was der Desk übernimmt und was bei Ihnen bleibt
Der Desk ist ein Sourcing-Desk, keine Fabrik. Er koordiniert die Partnerfabriken, führt die Auftragsakte, prüft Dokumente und meldet, was er findet. Manche Entscheidungen bleiben beim Einkäufer, und es hilft, sie zu Beginn zu benennen:
- Der Desk: wählt Fabriken aus, entwirft und pflegt das Spezifikationsblatt, begleitet die Muster, koordiniert Laborprüfung und Inspektion und bucht die Fracht oder übergibt sie.
- Die Partnerfabrik: fertigt Muster und Serie, hält auf ihren Namen ausgestellte Prüfberichte und behebt bei der Inspektion gefundene Fehler.
- Sie: geben Spezifikationsblatt, Druckvorlage und Golden Sample frei, entscheiden, welche Angaben im Angebot erscheinen, und klären Fragen zu Import, Kennzeichnung und Brandschutz mit Ihrem Zollagenten, Prüflabor oder Ihrer örtlichen Brandschutzbehörde.
Klare Zuständigkeiten bedeuten, dass niemand annimmt, ein Schritt sei abgedeckt, wenn er es nicht ist, und dass jede Freigabe einen Namen und ein Datum in der Auftragsakte hat.