مراحل توريد الخيام

الخطوات الثماني

1-2. الطلب ومطابقة المصنع

يجيب الطلب الجيد عن بضعة أسئلة: أي سوق وأي قناة، وأي خط، وأي مقاسات، وكم تقريبًا لكل طراز، وأي ادعاءات ستظهر في القائمة، ومتى يجب أن تكون البضائع على الرف. ومن ذلك يعدّ المكتب قائمة مختصرة بالمصانع الشريكة التي تصنع الخط بالفعل. فخيام التخييم تأتي عادة من جينهوا أو نينغبو أو يانغتشو، والمظلات والجازيبو من لينهاي، وخيام الفعاليات والخيام الهيكلية من تشانغتشو أو تشوهاي أو شنغهاي. وتشرح القائمة المختصرة سبب ملاءمة كل مصنع، استنادًا إلى سجل تدقيق المصنع.

3. ورقة المواصفات

ورقة المواصفات هي المستند الذي يسعّر الجميع ويصنعون العينات ويفحصون على أساسه. وهي تذكر القماش بالدنير وكثافة الخيوط والطلاء، ورقم عمود الماء الهيدروستاتيكي الذي سيُذكر وفق ISO 811، ومادة الأعمدة وقطرها، والسحابات، وفتحات التهوية، والأوتاد وحبال الشد، ومواضع العلامة، والتعبئة، وتقارير الاختبار المطلوبة. ومن دونها لا يمكن مقارنة عروض الأسعار من مصانع مختلفة. ويقدم مقال كتابة ورقة مواصفات الخيمة قالبًا لذلك.

4-5. العينات والتقارير

تستغرق العينة الأولى عادة 7-15 يومًا. وتُنصب وتُقاس وتُوزن وتُفحص مقارنة بورقة المواصفات، وتعود الملاحظات إلى المصنع. وعندما تستوفي العينة المواصفات، تُوقَّع كعينة ذهبية وتصبح المرجع للإنتاج بالجملة والفحص. وبالتوازي، ينسّق المكتب تقارير الاختبار التي يحتاجها السوق، مثل EN ISO 5912 لخيام التخييم في الاتحاد الأوروبي، وCPAI-84 أو ASTM F3431 حيث يشترط مشترٍ أو ولاية أمريكية اختبار مقاومة اللهب، وNFPA 701 أو California CSFM Title 19 لخيام الفعاليات، وCPSIA مع ASTM F963 لخيام لعب الأطفال. وتصدر التقارير للمصنع الشريك أو لعلامتكم لكل طلب ويتحقق منها المكتب.

6. تأكيد الطلب

يسجل تأكيد الطلب الكمية لكل طراز، والسعر، ومرجع العينة الذهبية، ونافذة الإنتاج بالجملة، وموعد الفحص، وموعد جاهزية البضاعة، وشروط الدفع، وشرط Incoterm. ومدة الإنتاج بالجملة المعتادة 30-45 يومًا، أو 45-60 يومًا للتصنيع المخصص، تُؤكَّد كتابيًا على أساس صفحة الحد الأدنى للطلب ومدة التسليم.

7. الفحص قبل الشحن

قبل مغادرة البضائع، يأخذ المفتش عينات من الكراتين وفق ISO 2859-1 / ANSI Z1.4، مستوى الفحص العام II، مع AQL 2.5 للعيوب الرئيسية و4.0 للثانوية كإعداد افتراضي للعمل مذكور، يُؤكَّد لكل طلب. وتشمل الفحوص اختبار النصب، واختبار رش الماء حيث يُحدد، والأبعاد، ووزن القماش ودنيره، وتغطية اللحامات بالشريط، والسحابات، والأعمدة، ولون الطباعة وثباتها، وعدد الملحقات، وعلامات الكراتين. وإذا فشلت الدفعة، يُعاد العمل عليها وتُفحص مجددًا قبل الإفراج. راجعوا مراقبة الجودة.

8. الشحن

بعد اجتياز الفحص، يحجز المكتب الشحن مع وكيل الشحن لديكم أو مع وكيل يعمل معه، ويشرف على التحميل عند الحاجة، ويرسل المستندات. والتفاصيل في صفحة الخدمات اللوجستية والشحن.

ما يقوم به المكتب وما يبقى لديكم

المكتب مكتب توريد وليس مصنعًا. فهو ينسّق المصانع الشريكة، ويحتفظ بملف الطلب، ويفحص المستندات، ويبلّغ عما يجده. وتبقى بعض القرارات لدى المشتري، ومن المفيد تسميتها منذ البداية:

• المكتب: يعدّ القوائم المختصرة بالمصانع، ويصوغ ورقة المواصفات ويحدّثها، ويتابع العينات، وينسّق الاختبار المختبري والفحص، ويحجز الشحن أو يسلّمه.
• المصنع الشريك: ينتج العينات والإنتاج بالجملة، ويحمل تقارير الاختبار الصادرة باسمه، ويصحح العيوب المكتشفة عند الفحص.
• أنتم: تعتمدون ورقة المواصفات والتصميم الفني والعينة الذهبية، وتقررون الادعاءات التي تظهر في القائمة، وتؤكدون مسائل الاستيراد والملصقات وقواعد الحريق مع مخلّصكم الجمركي أو مختبر الاختبار أو سلطة الإطفاء المحلية.

إن إبقاء هذه الحدود واضحة يعني ألا يفترض أحد أن خطوة ما مغطاة وهي ليست كذلك، وأن يكون لكل اعتماد اسم وتاريخ في ملف الطلب.