Les huit étapes
| Étape | Contenu | Document |
|---|---|---|
| 1. Brief | Marché, canal, gamme, tailles, quantités, date cible | Brief écrit |
| 2. Sélection | Présélection d'usines partenaires par gamme et par pôle | Présélection motivée |
| 3. Fiche technique | Tissu, armature, accessoires, marquage, emballage, rapports | Fiche technique arrêtée |
| 4. Échantillons | Premier échantillon, corrections, échantillon de référence | Échantillon de référence signé et commentaires |
| 5. Rapports | Essais de laboratoire exigés par le marché ou l'acheteur | Rapports d'essai établis à chaque commande |
| 6. Commande | Quantité, prix, dates et conditions | Confirmation de commande écrite |
| 7. Inspection | Inspection avant expédition au regard de la fiche technique | Rapport d'inspection avec photos |
| 8. Expédition | Réservation, chargement, documents | Liste de colisage, facture, connaissement |
1-2. Brief et sélection d'usine
Un bon brief répond à quelques questions : quel marché et quel canal, quelle gamme, quelles tailles, combien environ par modèle, quelles allégations figureront sur la fiche produit et quand les marchandises doivent être en rayon. À partir de là, le bureau présélectionne des usines partenaires qui fabriquent déjà la gamme. Les tentes de camping viennent généralement de Jinhua, Ningbo ou Yangzhou, les tonnelles et gazebos de Linhai, et les tentes d'événement et à armature de Changzhou, Zhuhai ou Shanghai. La présélection explique pourquoi chaque usine convient, en s'appuyant sur le dossier d'audit d'usine.
3. Fiche technique
La fiche technique est le document sur lequel tout le monde chiffre, échantillonne et inspecte. Elle liste le tissu par denier, nombre de fils et enduction, la valeur de colonne d'eau à établir selon ISO 811, le matériau et le diamètre des arceaux, les fermetures, aérations, piquets et haubans, les emplacements du marquage, l'emballage et les rapports d'essai nécessaires. Sans elle, les devis de différentes usines ne sont pas comparables. L'article rédiger la fiche technique d'une tente propose un modèle.
4-5. Échantillons et rapports
Un premier échantillon demande généralement 7-15 jours. Il est monté, mesuré, pesé et comparé à la fiche technique, et les commentaires sont renvoyés à l'usine. Lorsqu'un échantillon respecte la spécification, il est signé comme échantillon de référence et devient la référence pour la série et l'inspection. En parallèle, le bureau organise les rapports d'essai exigés par le marché, comme l'EN ISO 5912 pour les tentes de camping vendues dans l'UE, la CPAI-84 ou l'ASTM F3431 lorsqu'un acheteur ou un État américain exige des essais de résistance à la flamme, la NFPA 701 ou le California CSFM Title 19 pour les tentes d'événement, et le CPSIA avec l'ASTM F963 pour les tentes de jeu pour enfants. Les rapports sont établis au nom de l'usine partenaire ou de votre marque à chaque commande et vérifiés par le bureau.
6. Confirmation de commande
La confirmation de commande consigne la quantité par modèle, le prix, la référence de l'échantillon de référence, la fenêtre de série, la date d'inspection, la date de mise à disposition, les conditions de paiement et l'Incoterm. Le délai de série courant est de 30-45 jours, ou 45-60 jours pour le sur-mesure, confirmé par écrit sur la base indiquée dans MOQ et délais.
7. Inspection avant expédition
Avant le départ des marchandises, un inspecteur prélève des cartons selon ISO 2859-1 / ANSI Z1.4, niveau général d'inspection II, avec un AQL de 2,5 pour les défauts majeurs et de 4,0 pour les mineurs comme réglage par défaut déclaré, confirmé à chaque commande. Les contrôles comprennent un essai de montage, un essai par aspersion d'eau lorsqu'il est spécifié, les dimensions, le grammage et le denier du tissu, le thermocollage des coutures, les fermetures, les arceaux, la couleur et la solidité de l'impression, le décompte des accessoires et les marquages des cartons. Si le lot est refusé, il est retouché et réinspecté avant d'être libéré. Voir contrôle qualité.
8. Expédition
Une fois l'inspection réussie, le bureau réserve le fret auprès de votre transitaire ou d'un transitaire avec lequel il travaille, supervise le chargement si nécessaire et transmet les documents. Le détail figure sur la page logistique et expédition.
Ce que fait le bureau et ce qui reste de votre ressort
Le bureau est un bureau de sourcing, pas une usine. Il coordonne les usines partenaires, tient le dossier de commande, vérifie les documents et rend compte de ses constats. Certaines décisions restent du ressort de l'acheteur, et il est utile de les nommer dès le départ :
- Le bureau : présélectionne les usines, rédige et tient à jour la fiche technique, suit les échantillons, coordonne les essais de laboratoire et l'inspection, et réserve ou transmet le fret.
- L'usine partenaire : produit les échantillons et la série, détient les rapports d'essai établis à son nom et corrige les défauts relevés à l'inspection.
- Vous : validez la fiche technique, les maquettes et l'échantillon de référence, décidez des allégations qui figurent sur la fiche produit, et confirmez les questions d'importation, d'étiquetage et de règles incendie avec votre commissionnaire en douane, votre laboratoire d'essais ou l'autorité locale de sécurité incendie.
Des rôles clairs évitent que quiconque suppose une étape couverte alors qu'elle ne l'est pas, et chaque validation porte un nom et une date dans le dossier de commande.