参考テントから始める
デスクのラインナップにおけるパーティーテントの参考モデルは、公開されている商品情報の20x40 ftのポール式テントです。地面で1219x610 cm、中央の高さ約452 cm、床面積は約74 m2（800 sq ft）です。商品情報では、立った状態で約144-160人の収容人数とされています。16 ozのPVCビニールカバーを使い、3/4x30 inのスチールペグ16本で固定します。フレーム式では、欧州で一般的な仕様が6x12 mのフレームテントで、側面の高さ2.6 m、棟の高さ3.7 m、550 g/m2のPVCカバー、50 mmの亜鉛めっき鋼管を使い、床面積72 m2は20x40にきわめて近い値です。
立った状態の人数は、作業上の目安に換算できるため役立ちます。800 sq ftを144-160人で割ると、テント内に他に何もない状態で、立っているゲスト1人あたりおよそ5-5.5 sq ft（約0.5 m2）になります。これはテーブルもバーもステージもないカクテルパーティーの密度であり、そのテントの上限であって、計画の目標ではありません。
実際の収容人数を決めるのはレイアウト
ゲストが着席し、テントにダンスフロア、バー、ビュッフェの列、バンドが入ると、収容人数は大きく下がります。丸テーブルや長テーブルでの着席ディナーには、ゲスト1人あたり立食の目安の数倍に加え、サービス用の通路が必要です。商品情報の単一の人数を信じるのではなく、ゾーンごとに平面図を組み立ててください。
| ゾーン | サイズを決めるもの | 目安を確認する人 |
|---|---|---|
| 立食のレセプション | ゲスト数×最大で1人約0.5 m2（参考密度） | プランナー、消防当局の収容人数の範囲内で |
| 着席の食事 | テーブルの種類、椅子、サービス用通路 | プランナーまたはケータリング業者の座席表 |
| ダンスフロア | 同時に踊るゲストの割合 | プランナー |
| バーとビュッフェ | カウンターの長さ、列のスペース、スタッフ側 | ケータリング業者 |
| ステージまたはバンド | 機材の設置面積と離隔 | エンターテインメントの業者 |
| 出口と通路 | 出口の数、幅、位置 | 地元の消防当局 |
ゾーンを合計し、それを余裕をもって収められるテントを選びます。多くのイベントでは、答えはより大きなテントではなく2張りのテントです。レセプション用テントと食事用テント、あるいはメインテントとその後ろにケータリング用のサービステントです。
例を挙げるとその理由がわかります。立食レセプションのある120人の依頼なら、参考密度で約60 m2が必要で、20x40の74 m2にほとんど余裕なく収まります。同じ120人がその後、小さなダンスフロアとバーのある着席ディナーをとる場合、ケータリング業者の平面図はレセプションよりはるかに広い面積を必要とし、20x40だけではもう足りません。選択肢は、より長いか幅の広いフレームテント、レセプション用の2張り目のテント、あるいは屋根の下に入るゲスト数を減らすことになります。最初の1時間ではなくイベントで最も広さを要する場面からサイズを決めれば、ウェルカムドリンクのときにしか機能しないテントを避けられます。
ポール式テントとフレームテントではサイズの決め方が違う
20x40の参考モデルのようなポール式テントは床面の内側にセンターポールがあるため、テーブルやダンスフロアはそれを避けて配置しなければならず、固定はペグとロープで設営面積のかなり外まで広がります。フレームテントは内部にポールがなく床が広く使え、ペグの代わりに重りで硬い路面にも立てられますが、構造が重く、平方メートルあたりのコストは通常高くなります。サイズを決める際、ポール式テントにはペグのラインの周囲に余裕が、フレームテントには重りと側面からの出入りのためのスペースが必要です。構造についてはフレームテントとポール式テントの解説で取り上げています。
許可と収容人数
サイズは快適さだけでなく法令対応にも影響します。国際消防規則に従う米国の多くの管轄では、約400 sq ftを超える仮設テントには一般に消防許可が必要で、その内容は州によって異なります。800 sq ftの20x40はその線を上回ります。消防当局は通常、イベントの収容人数、出口の要件、防火対策を定め、NFPA 701の報告書またはカリフォルニア州CSFM登録で示した難燃生地を求めます。EUでは50 m2を超える仮設テントがEN 13782の対象となり、英国ではマーキーの生地にBS 7837への適合が求められることがよくあります。報告書は注文ごとに提携工場またはバイヤーに対して発行され、デスクが確認します。判断するのは地元の消防当局です。テントの許可と消防規則をご覧ください。
大きなサイズでの天候と固定
大きなテントほど風の荷重も大きくなり、固定計画もそれに応じて大きくなります。20x40のポール式参考モデルはスチールペグ16本を使い、硬い路面のフレームテントでは、サプライヤーと設営業者が指定する重りを各脚に使います。デスクはイベントテントについて耐風性能の評価を示しません。仕様書には固定の方法と数量を記載し、イベント計画には悪天候時にテントから人を退避させる基準を含めるべきです。サイドウォールも風の中での挙動を変えるため、テントを開放にするか、ハーフウォールにするか、完全に囲うかを早めに決めてください。
レンタル用ラインナップのサイズ構成
レンタル会社が1つのイベントのために1張りのテントを買うことはまれです。ほとんどの予約をカバーできるよう組み合わせられるサイズのラインナップを買います。実用的な進め方は次のとおりです。
- 前シーズンの予約を、ゲスト数とレイアウトの種類別に見直します。
- 壁、雨どい、交換部品を共通化できるよう、テントの幅の種類を少数に絞ります。
- 2張りのテントで大きなイベントをカバーできるよう、連結できる段階の長さを選びます。
- 各生地ロットの難燃性の報告書とラベルを機材ファイルに保管します。
- サービスエリアや入口用に、ポップアップ式タープテントや小型テントを組み合わせます。
交換部品と機材計画についてはレンタル機材の解説で詳しく説明しています。
イベントテントの生産地と発注方法
パーティーテント、フレーム構造物、大型のイベントテントは、PVCカバーとアルミまたはスチールのフレーム構造を専門とする常州、珠海、上海の提携工場に集中しています。サービステントとして使うポップアップ式タープテントは、主に台州市臨海の集積地から供給されます。イベントテントはサイズ、構造、カバー生地、報告書の要件ごとに見積もり、それと並ぶタープテントのラインは通常1モデルあたり20-50セットから始まります。サンプルと納期は注文ごとに書面で確定します。最小ロットと納期とパーティー・イベントテントのラインをご覧のうえ、予約の傾向を見積フォームからお送りください。