Bắt đầu từ một lều tham chiếu
Lều tiệc tham chiếu trong danh mục của bộ phận điều phối là lều dạng cột 20x40 ft từ tin đăng công khai: 1219x610 cm trên mặt đất, cao khoảng 452 cm ở giữa, sàn khoảng 74 m2 hay 800 sq ft. Tin đăng của nó ghi sức chứa khoảng 144-160 khách đứng. Lều dùng mái vinyl PVC 16 oz và neo bằng mười sáu cọc thép 3/4x30 in. Về phía lều khung, một thông số phổ biến ở châu Âu là lều khung 6x12 m với chiều cao vách 2,6 m, nóc 3,7 m, mái PVC 550 g/m2 và ống thép mạ kẽm 50 mm, diện tích sàn 72 m2 rất gần với lều 20x40.
Con số khách đứng hữu ích vì có thể chuyển thành một định mức làm việc. Chia 800 sq ft cho 144-160 khách được khoảng 5-5,5 sq ft (khoảng 0,5 m2) cho mỗi khách đứng khi lều không có gì khác. Đó là mật độ của một buổi tiệc cocktail không có bàn, quầy bar hay sân khấu, và là giới hạn trên của chiếc lều, không phải mục tiêu lập kế hoạch.
Cách bố trí quyết định sức chứa thực tế
Khi khách ngồi xuống, và khi lều có sàn nhảy, quầy bar, dãy tiệc đứng hay ban nhạc, sức chứa giảm mạnh. Tiệc ngồi với bàn tròn hoặc bàn dài cần định mức gấp nhiều lần so với khách đứng, cộng thêm lối đi phục vụ. Thay vì tin vào một con số sức chứa duy nhất từ tin đăng, hãy lập sơ đồ mặt bằng theo các khu:
| Khu | Yếu tố quyết định kích thước | Ai xác nhận định mức |
|---|---|---|
| Đón khách đứng | Số khách với tối đa khoảng 0,5 m2 mỗi người (mật độ tham chiếu) | Người lập kế hoạch, trong giới hạn số người do cơ quan phòng cháy quy định |
| Ăn tiệc ngồi | Loại bàn, ghế, lối đi phục vụ | Sơ đồ chỗ ngồi của người lập kế hoạch hoặc đơn vị phục vụ ăn uống |
| Sàn nhảy | Tỷ lệ khách khiêu vũ cùng lúc | Người lập kế hoạch |
| Quầy bar và tiệc đứng | Chiều dài quầy, chỗ xếp hàng, phía nhân viên | Đơn vị phục vụ ăn uống |
| Sân khấu hoặc ban nhạc | Diện tích thiết bị và khoảng trống | Nhà cung cấp chương trình giải trí |
| Lối thoát và lối đi | Số lượng, chiều rộng và vị trí lối thoát | Cơ quan phòng cháy địa phương |
Cộng các khu lại, rồi chọn chiếc lều chứa được chúng với một khoảng dư. Với nhiều sự kiện, câu trả lời không phải là một chiếc lều lớn hơn mà là hai chiếc lều: một lều đón khách và một lều ăn tiệc, hoặc một lều chính với lều phục vụ phía sau cho khâu ăn uống.
Một ví dụ minh họa cho thấy lý do. Một bản yêu cầu cho 120 khách với phần đón khách đứng cần khoảng 60 m2 ở mật độ tham chiếu, vừa trong 74 m2 của lều 20x40 với ít khoảng dư. Nếu cũng 120 khách đó sau đó ngồi ăn tối với một sàn nhảy nhỏ và một quầy bar, sơ đồ mặt bằng của đơn vị phục vụ ăn uống sẽ cần diện tích lớn hơn nhiều so với phần đón khách, và lều 20x40 tự nó không còn đủ. Các lựa chọn khi đó là một lều khung dài hơn hoặc rộng hơn, một lều thứ hai cho phần đón khách, hoặc danh sách khách dưới mái che nhỏ hơn. Chọn kích thước theo phần đòi hỏi cao nhất của sự kiện, không phải giờ đầu tiên, giúp tránh một chiếc lều chỉ dùng được cho phần đồ uống chào đón.
Lều cột và lều khung chọn kích thước khác nhau
Một lều cột như mẫu tham chiếu 20x40 có cột giữa nằm trong diện tích sàn, nên bàn và sàn nhảy phải bố trí xoay quanh chúng, và việc neo giữ mở rộng ra xa ngoài diện tích chiếm đất qua cọc và dây. Lều khung không có cột bên trong và có sàn thông thoáng, và có thể đứng trên mặt nền cứng với vật dằn thay cho cọc, nhưng kết cấu nặng hơn và chi phí mỗi mét vuông thường cao hơn. Khi chọn kích thước, lều cột cần thêm khoảng dư quanh tuyến cọc; lều khung cần chỗ cho vật dằn và lối tiếp cận bên hông. Bài viết về lều khung và lều cột trình bày các kết cấu này.
Giấy phép và số người tối đa
Kích thước ảnh hưởng đến tuân thủ cũng như sự thoải mái. Tại nhiều khu vực pháp lý của Hoa Kỳ áp dụng Bộ quy chuẩn Phòng cháy Quốc tế, lều tạm trên khoảng 400 sq ft thường cần giấy phép phòng cháy, với các phiên bản khác nhau theo bang; lều 20x40 với 800 sq ft nằm trên ngưỡng đó. Cơ quan phòng cháy thường quy định số người tối đa, yêu cầu lối thoát và các biện pháp an toàn phòng cháy cho sự kiện, và yêu cầu vải chậm cháy được chứng minh bằng báo cáo NFPA 701 hoặc đăng ký CSFM của California. Tại EU, lều tạm trên 50 m2 thuộc phạm vi EN 13782, và tại Anh, vải lều marquee thường được yêu cầu đáp ứng BS 7837. Báo cáo được cấp cho nhà máy đối tác hoặc người mua theo từng đơn và được bộ phận điều phối xác minh; cơ quan phòng cháy địa phương quyết định. Xem giấy phép lều và quy chuẩn phòng cháy.
Thời tiết và neo giữ ở kích thước lớn
Lều lớn hơn chịu tải gió lớn hơn, và kế hoạch neo giữ tăng theo. Mẫu tham chiếu lều cột 20x40 dùng mười sáu cọc thép; lều khung trên mặt nền cứng dùng vật dằn ở mỗi chân theo quy định của nhà cung cấp và đơn vị lắp đặt. Bộ phận điều phối không đưa ra chỉ số chịu gió cho lều sự kiện. Bảng thông số nêu phương pháp và số lượng neo giữ, và kế hoạch sự kiện nên có quy tắc về thời điểm sơ tán khỏi lều khi thời tiết xấu. Vách bên cũng thay đổi cách lều phản ứng với gió, vì vậy hãy quyết định sớm lều sẽ để mở, có vách nửa hay khép kín hoàn toàn.
Chọn kích thước cho một dòng lều cho thuê
Công ty cho thuê hiếm khi mua một chiếc lều cho một sự kiện. Họ mua một loạt kích thước có thể kết hợp để đáp ứng phần lớn các đơn đặt. Một cách tiếp cận thực tế:
- Xem lại các đơn đặt mùa trước theo số khách và kiểu bố trí.
- Chọn một số ít chiều rộng lều, để dùng chung vách, máng nước và phụ tùng.
- Chọn chiều dài theo bậc có thể ghép nối, để hai lều có thể phục vụ một sự kiện lớn hơn.
- Lưu báo cáo chậm cháy và nhãn của từng lô vải trong hồ sơ đội lều.
- Kết hợp lều xếp tự bung và lều nhỏ hơn cho khu phục vụ và lối vào.
Bài viết về đội lều cho thuê trình bày chi tiết hơn về phụ tùng và lập kế hoạch đội lều.
Lều sự kiện được sản xuất ở đâu và đặt hàng thế nào
Lều tiệc, kết cấu khung và lều sự kiện cỡ lớn tập trung tại các nhà máy đối tác ở Thường Châu (Changzhou), Chu Hải (Zhuhai) và Thượng Hải, chuyên về mái PVC và kết cấu khung nhôm hoặc thép. Lều xếp tự bung dùng làm lều phục vụ chủ yếu đến từ cụm Lâm Hải (Linhai) thuộc Thai Châu (Taizhou). Lều sự kiện được báo giá theo kích thước, kết cấu, vải mái và yêu cầu báo cáo; các dòng lều xếp đi kèm thường bắt đầu từ 20-50 bộ mỗi mẫu. Mẫu và thời gian giao hàng được xác nhận bằng văn bản cho từng đơn; xem MOQ và thời gian giao hàng và dòng lều tiệc và lều sự kiện, rồi gửi hồ sơ đơn đặt qua biểu mẫu báo giá.